Productividad, Evernote y GTD

Hace un tiempo en el artículo sobre mis 10 aplicaciones preferidas de Android, comentaba que Evernote era para mi la número uno, debido a mi predisposición al uso de libretas para tomar notas constantemente, y las grandes cualidades de la aplicación en lo que a el acceso a esos datos desde distintas plataformas se refiere.

Hoy vuelvo ha hablar de ésta magnífica aplicación, pero enfocada a la productividad, ya sea laboral o en tu vida diaria, Evernote puede aportar un nuevo nivel de organización, que usado correctamente hará aumentar tu productividad de forma considerable, así que como dicen por el sur, vamos al lío.

Getting things done

No, no me he pasado al inglés, Getting things done es el título de un libro escrito por David Allen y que se tradujo al castellano como Organízate con eficacia, y es un método de trabajo que se basa principalmente en la organización de tus notas para tener claras tus tareas pendientes. recomiendo un repaso a este método en su entrada de Wikipedía para tener claro de que estamos hablando.

GTD y Evernote

Sin duda la combinación ganadora para mi, en lo que a organización se refiere. Voy a explicar como implemento yo el uso de GTD en Evernote, mediante libretas y notas, de una forma bastante más sencilla que el sistema propuesto por Allen de las "43 carpetas", ya que en mi experiencia, cuanto más sencillo sea un sistema de organización, más probable será que lo usemos y revisemos a diario, algo que si dejamos de hacer, echará por tierra todo el trabajo de recopilación de información y archivo de la misma.

Las libretas que yo uso son:

Vista de las Libretas y sublibretas

01 Acciones próximas: Esta libreta incluye las acciones que se deben realizar lo antes posible. Es indispensable revisarla a diario para ir avanzando en los diferentes proyectos y tareas pendientes.

02 Proyectos: En ésta se incluyen los diferentes proyectos en los que estamos trabajando, cada uno con una guía de acciones a realizar. Éstas acciones irán pasando a la libreta de acciones próximas según vayamos avanzando en el proyecto. Muy recomendable utilizar las casillas de verificación para marcar acciones ya realizadas y tener así una referencia visual bastante rápida del punto en el que nos encontramos. De revisión diaria o casi.

03 En espera: Dedicada a las tareas que tenemos que delegar en terceras personas para poder seguir avanzando. Revisar cada vez que las personas en las que delegamos nos comuniquen avances, y al menos una vez a la semana para ser conscientes de lo que tenemos aún pendiente.

04 Algún día / Recordatorios: Como su nombre indica es el cajón de sastre donde iremos acumulando tareas no imprescindibles, cosas que nos gustaría hacer pero no tenemos tiempo y demás... muy recomendable revisarla cuando tienes tiempo libre, en vacaciones, o en cualquier momento que te sientas optimista como para buscarte un marrón ;-)

Por cierto, los números antes de las libretas los pongo por que quiero que en la organización alfabética la aplicación me las muestre en ese orden.

Antes de meterme en harina una aclaración: yo uso Evernote en móvil, tablet y los diferentes PCs con los que trabajo, ya sea en casa o en la oficina, esto hace que sean prescindibles otros métodos de recopilación de información, ya que siempre tengo el teléfono a mano, esté donde esté. Si no tienes un teléfono con el que puedas usar Evernote, necesitarás otro sistema para recopilar información cuando no estás delante de un equipo informático, ya sea libreta o cualquier otro tradicional. Esto sin duda complica un poco las cosas, aunque el método a seguir es el mismo-

El primer paso de GTD: La recopilación

Tal y como comento en la aclaración anterior, yo recopilo la información directamente en Evernote, con lo que en lugar de usar el "Cubo" del que habla Allen, intento incluir esa nota directamente en la libreta que le corresponde, ahorrando el tiempo de clasificar las notas tomadas en una bandeja de entrada, libreta o similar, dedicada solo a ese propósito y abandonando totalmente el siguiente paso, que sería organizar las notas recopiladas. En caso de que la información esté en un mail, la envío a Evernote usando el correo xxxxxxx.fed9a@m.evernote.com que todos tenemos con nuestra cuenta de Evernote, y que os recuerdo, permite, desde el asunto, archivar directamente el mail enviado en una libreta, o incluir etiquetas directamente (incluye @nombredelalibreta #etiqueta en el asunto y automáticamente irá a esa libreta con esas etiquetas, ¡magia!).

Revisión y procesado

De nada sirve tanta nota y libreta si no se revisa y se actualiza constantemente. Como comentaba antes en la explicación de las diferentes libretas, deben ser revisadas cada cierto tiempo, para poder procesar las diferentes tareas anotadas, y de la misma forma ir actualizando los proyectos, pasando cada acción a realizar a la libreta correspondiente. Esto es bastante sencillo de llevar a cabo y no te quitará mucho tiempo. Es importante recalcar que un sistema de organización debe ser rápido, o perderemos más tiempo organizando que llevando a cabo las tareas pendientes.

Cualquier acción que puedas hacer tu mismo se archiva en la libreta de próximas acciones, con la excepción de las que se puedan llevar a cabo en 2 o 3 minutos, que no se archivan en ningún sitio, simplemente se hacen lo antes posible, y algo menos en lo que pensar.

Una nota que requiera más de una acción debería estar en la libreta de proyectos, pasando la primera acción requerida a próximas acciones.

Sí no puedes llevar a cabo alguna tarea por que no te corresponde, o necesitas ayuda, automáticamente notifica a la persona indicada la acción a realizar y pasa la nota a la libreta En espera.

Sí no piensas hacer nada con esa nota a corto plazo, lo mejor es que acabe en Algún día/Recordatorios, y allí esperará que tarde o temprano vuelvas a rescatarla.

Recordatorios

No olvidemos que Evernote incluye una practica función de recordatorios, que nos permite establecer una fecha y hora para realización de tus tareas que requieran de un momento concreto (esa llamada del viernes a las once, o esa reunión el martes a las seis), lo que evitará los clásicos olvidos y mantendrá sin duda tus libretas más ordenadas y actualizadas.

Conclusión

Si antes Evernote me parecía indispensable ahora se ha convertido para mi en una eficaz herramienta, tanto en el trabajo como en mis tareas personales. Para hacer una diferenciación y no mezclar trabajo y placer, utilizo las sublibretas para llevar a cabo toda la organización antes comentada, así en mi aplicación tengo una libreta llamada Work y otra nombrada como Nacho, y en cada una de ellas, como sublibretas, las cuatro antes comentadas, así, duplico toda la organización. Puede parecer complejo, pero en realidad es lo mismo, y permite que cuando no estás trabajando, tu cabeza no vuelva a centrarse en las tareas pendientes del horario de la oficina, y si recuerdes que hoy toca ir a la reunión del cole, o el proyecto para el blog que tienes preparado. Definitivamente, GTD y Evernote es para mi la combinación que ha llevado mi productividad a niveles que nunca había alcanzado con otros sistemas de trabajo.